Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane w postaci elektronicznej lub papierowej.
Aby dokonać zgłoszenia w postaci elektronicznej należy skorzystać z formularza elektronicznego dostępnego na stronie: https://sygnalizujzewnetrznie.mazovia.pl/pl.
Aby dokonać zgłoszenia w postaci papierowej należy przesłać je w zamkniętej kopercie z dopiskiem „Zgłoszenie zewnętrzne – organy Województwa Mazowieckiego” na adres: Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego w Warszawie, ul. Jagiellońska 26, 03 – 719 Warszawa.
Możesz również wskazać na kopercie konkretny organ, do którego kierujesz zgłoszenie, oznaczając kopertę dopiskiem „Zgłoszenie zewnętrzne – Marszałek Województwa Mazowieckiego”, „Zgłoszenie zewnętrzne – Zarząd Województwa Mazowieckiego” albo „Zgłoszenie zewnętrzne – Sejmik Województwa Mazowieckiego”.
Na kopercie nie należy wskazywać danych nadawcy.
Prawidłowe oznaczenie i zabezpieczenie Twojego zgłoszenia ułatwi nam zapewnienie jego poufności.
Dokonując zgłoszenia w postaci papierowej możesz skorzystać z formularza dostępnego poniżej w polu „Załączniki”.
Sygnalista podlega ochronie określonej w ustawie o ochronie sygnalistów od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa. Informacją o naruszeniu prawa w rozumieniu ustawy o ochronie sygnalistów jest informacja, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące naruszenia prawa, do którego doszło lub dojdzie w podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą. Przez kontekst związany z pracą należy rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych.
Ustawa o ochronie sygnalistów obejmuje ochroną jedynie osoby dokonujące zgłoszenia dotyczącego naruszenia prawa w zakresie:
1) korupcji;
2) zamówień publicznych;
3) usług, produktów i rynków finansowych;
4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6) bezpieczeństwa transportu;
7) ochrony środowiska;
8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9) bezpieczeństwa żywności i pasz;
10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11) zdrowia publicznego;
12) ochrony konsumentów;
13) ochrony prywatności i danych osobowych;
14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.
Dodatkowo, sygnalista dokonujący ujawnienia publicznego podlega ochronie, jeżeli dokona uprzednio zgłoszenia wewnętrznego, a następnie zgłoszenia zewnętrznego, a podmiot prawny, a następnie organ publiczny w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze wewnętrznej, a następnie w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze zewnętrznej organu publicznego nie podejmą żadnych odpowiednich działań następczych ani nie przekażą sygnaliście informacji zwrotnej, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać taką informację. Ochrona przysługuje również w przypadku, gdy sygnalista dokona od razu zgłoszenia zewnętrznego, a organ publiczny w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w swojej procedurze zewnętrznej nie podejmie żadnych odpowiednich działań następczych ani nie przekaże sygnaliście informacji zwrotnej, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać taką informację.
Po przyjęciu zgłoszenia upoważniony pracownik dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia.
Wstępna weryfikacja zgłoszenia polega na ustaleniu czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa w rozumieniu ustawy o ochronie sygnalistów oraz czy któryś z organów województwa jest właściwy do jego rozpatrzenia.
W przypadku gdy przesłane zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa w rozumieniu ustawy o ochronie sygnalistów zgłoszenie nie podlega rozpatrzeniu w trybie procedury. Upoważniony pracownik informuje o tym sygnalistę, podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia.
Z kolei w przypadku ustalenia, że żaden z organów Województwa Mazowieckiego nie jest organem właściwym do rozpatrzenia danego zgłoszenia, upoważniony pracownik przekazuje zgłoszenie do właściwego organu informując o tym sygnalistę.
Zgłoszenie, które stanowi informację o naruszeniu prawa w rozumieniu ustawy o ochronie sygnalistów i do którego rozpatrzenia jest właściwy jeden z organów Województwa Mazowieckiego podlega rozpatrzeniu. W ramach rozpatrywania zgłoszenia upoważniony pracownik ocenia prawdziwość informacji zawartych w zgłoszeniu na podstawie posiadanych dowodów. W uzasadnionych przypadkach możliwe jest zwrócenie się do sygnalisty o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje jakie mogą być w jego posiadaniu. Po przeprowadzeniu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu upoważniony pracownik sporządza informację z oceny zgłoszenia zewnętrznego i przekazuje ją właściwemu organowi Województwa Mazowieckiego. W przypadku gdy organem właściwym do rozpatrzenia danego zgłoszenia jest Sejmik informacja ta jest przekazywana przewodniczącemu właściwej komisji Sejmiku. Informacja z oceny zgłoszenia zewnętrznego zawiera w szczególności ocenę prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu zewnętrznym oraz rekomendowane dalsze działania następcze.
Na podstawie informacji z oceny zgłoszenia zewnętrznego właściwy organ Województwa Mazowieckiego podejmuje dalsze działania następcze. Dalsze działania następcze mogą obejmować w szczególności:
- przeprowadzenie kontroli,
- wystąpienie o przeprowadzenie postępowań przewidzianych w przepisach odrębnych, w tym wniesienie zawiadomienia o możliwości popełnienia przestępstwa,
- zamknięcie postępowania w przypadku, gdy przeprowadzone postępowanie wyjaśniające nie dało podstaw do stwierdzenia, że w sprawie doszło do naruszenia prawa.
Informacją zwrotną jest w rozumieniu ustawy o ochronie sygnalistów informacja o planowanych lub podjętych działaniach następczych oraz powodach takich działań. W przypadku dokonania zgłoszenia zewnętrznego organ publiczny jest zobowiązany przekazać sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego. W uzasadnionych przypadkach organ publiczny może przekazać sygnaliście informację zwrotną w późniejszym terminie, nieprzekraczającym 6 miesięcy, musi jednak poinformować o tym sygnalistę przed upływem terminu wynoszącego 3 miesiące. Dodatkowo organ publiczny jest zobowiązany do poinformowania sygnalisty także o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego. Termin przekazania takiej informacji zależy od czasu trwania tych postępowań.
Zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów organ publiczny gwarantuje, że procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i procedura zgłoszeń zewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.
Dostęp do danych osobowych sygnalisty uzyskują tylko osoby upoważnione.
Sygnalista może wyrazić zgodę na ujawnienie danych osobowych umożliwiających ustalenie jego tożsamości.
Zgoda sygnalisty nie jest wymagana w sytuacji, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie. Przed takim ujawnieniem danych osobowych sygnalisty, powiadamia się sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.
Dane osobowe są przetwarzane w minimalnym zakresie, tj. niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego.
Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Po tym czasie dane osobowe są usuwane, chyba że dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowoadministracyjnych. Administrator zbiera tylko dane niezbędne. Dane niemające znaczenia dla zgłoszenia, nie są zbierane. Dane przypadkowo zebrane są niezwłocznie usuwane, nie później niż w terminie 14 dni od momentu ustalenia, że nie są niezbędne.
Administrator informuje osoby wskazane w zgłoszeniu lub osoby, których dotyczy zgłoszenie, na podstawie art. 14 RODO, o zasadach przetwarzania ich danych osobowych, z wyłączeniem informacji o źródle danych osobowych, chyba, że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy o ochronie sygnalistów albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.
Art. 4 i 5 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r., poz. 1781) stanowi, że w zakresie nieuregulowanym w art. 14 ust. 5 RODO przewidującym wyjątki od konieczności realizacji obowiązku informacyjnego przy pośrednim pozyskiwaniu danych administrator wykonujący zadanie publiczne nie przekazuje wszystkich informacji, o których mowa w art. 14 ust. 1, 2 i 4 RODO. Ma to miejsce wówczas, gdy służy realizacji zadania publicznego i niewykonanie tego obowiązku jest niezbędne dla realizacji celów, o których mowa w art. 23 ust. 1 RODO, oraz przekazanie tych informacji uniemożliwi lub znacząco utrudni prawidłowe wykonanie zadania publicznego, a interes lub podstawowe prawa lub wolności osoby, której dane dotyczą, nie są nadrzędne w stosunku do interesu wynikającego z realizacji tego zadania publicznego. Administrator zobowiązany jest jednak wówczas do zapewnienia odpowiednich środków służących ochronie interesu lub podstawowych praw i wolności osoby, której dane dotyczą, jak również poinformować osobę, której dane dotyczą, na jej wniosek, bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania wniosku, o podstawie nieprzekazania informacji, o których mowa w art. 14 ust. 1, 2 i 4 RODO.
Podobnie jest w przypadku, gdy niezbędne dla realizacji celów wskazanych w art. 23 RODO będzie nieprzekazanie podmiotowi danych informacji, o których mowa w art. 15 RODO.
Administrator realizuje prawo dostępu do danych osobowych osób wskazanych w zgłoszeniu lub osób, których dotyczy zgłoszenie, z wyłączeniem informacji o źródle danych osobowych, chyba, że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy o ochronie sygnalistów albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.
Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez organ publiczny przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Po tym czasie dane osobowe są usuwane, chyba że dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowoadministracyjnych.
Dane osobowe będą:
1) przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i przejrzyście (zasada zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości z art. 5 ust. 1 lit. a RODO);
2) zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami (zasada ograniczenia celu z art. 5 ust. 1 lit. b RODO);
3) adekwatne, stosowne, ograniczone do tego co niezbędne (zasada minimalizacji z art. 5 ust. 1 lit. c RODO);
4) prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane (zasada prawidłowości z art. 5 ust. 1 lit. d RODO), 5) przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy niż niezbędny do celów przetwarzania (zasada prawidłowości z art. 5 ust. 1 lit. e RODO);
6) przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych (zasada integralności i poufności z art. 5 ust. 1 lit. f RODO).
1. Administratorem danych osobowych w zależności od organu Województwa Mazowieckiego właściwego do rozpatrzenia danego zgłoszenie jest Marszałek Województwa Mazowieckiego, Zarząd Województwa Mazowieckiego, a w przypadku zgłoszenia, do którego rozpatrzenia właściwy jest Sejmik Województwa Mazowieckiego, Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego w Warszawie, dane kontaktowe (wspólne dla wszystkich Administratorów): Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego w Warszawie, ul. Jagiellońska 26, 03-719 Warszawa, tel. 22 5979 100, urzad_marszalkowski@mazovia.pl, ePUAP, e-Doręczenia.
2. Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym można się kontaktować pisząc na adres wskazany w ust. 1 lub adres e-mail: iod@mazovia.pl.
3. Pani/Pana dane osobowe:
4. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane:
5. Administrator zapewnia poufność Pani/Pana danych, w związku z otrzymanym zgłoszeniem. W związku z tym dane mogą być udostępnione jedynie podmiotom uprawnionym do tego na podstawie przepisów prawa oraz podmiotom świadczącym obsługę administracyjno-organizacyjną Urzędu. Zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów może Pani/Pan wyrazić zgodę na ujawnienie swoich danych osobowych pozwalających na ustalenie Pani/Pana tożsamości osobom nieupoważnionym.
6. Pani/Pana dane osobowe są przetwarzane w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
7. W granicach i na zasadach opisanych w przepisach prawa przysługuje Pani/Panu prawo:
Podanie danych jest dobrowolne, jednakże niezbędne do przyjęcia i rozpatrzenia zgłoszenia.
Charakter działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym różni się w zależności od tego, który organ Województwa Mazowieckiego jest właściwy do jego rozpatrzenia.
W przypadku gdy organem właściwym do rozpatrzenia zgłoszenia jest Marszałek Województwa Mazowieckiego lub Zarząd Województwa Mazowieckiego działania następcze obejmują w szczególności:
- ocenę prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu na podstawie posiadanych dowodów,
- przeprowadzenie kontroli lub wystąpienie z wnioskiem o przeprowadzenie kontroli do właściwego podmiotu,
- wystąpienie o przeprowadzenie postępowań przewidzianych w przepisach odrębnych, w tym wniesienie zawiadomienia o możliwości popełnienia przestępstwa,
- wszczęcie postępowań administracyjnych, w tym celem odzyskania środków finansowych,
- podjęcie działań zmierzających do wszczęcia postępowań sądowych do dochodzenia roszczeń,
- zamknięcie postępowania w przypadku, gdy przeprowadzone postępowanie wyjaśniające nie dało podstaw do stwierdzenia, że w sprawie doszło do naruszenia prawa.
W przypadku gdy organem właściwym do rozpatrzenia zgłoszenia jest Sejmik Województwa Mazowieckiego działania następcze obejmują w szczególności:
- ocenę prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu na podstawie posiadanych dowodów,
- przeprowadzenie kontroli,
- wystąpienie o przeprowadzenie postępowań przewidzianych w przepisach odrębnych, w tym wniesienie zawiadomienia o możliwości popełnienia przestępstwa,
- zamknięcie postępowania w przypadku, gdy przeprowadzone postępowanie wyjaśniające nie dało podstaw do stwierdzenia, że w sprawie doszło do naruszenia prawa.
Podejmowanie działań odwetowych wobec sygnalisty podlega karze grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Podejmowanie tych działań w sposób uporczywy jest zagrożone karą pozbawienia wolności do lat 3.
Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia.
Pracownicy Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie upoważnieni do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania innych czynności w ramach procedur przyjętych przez organy Województwa Mazowieckiego nie udzielają poufnych porad dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego.
Porad w zakresie praw i środków ochrony prawnej sygnalistów i innych osób przed działaniami odwetowymi oraz praw osób, których dotyczy zgłoszenie zewnętrzne udziela Rzecznik Praw Obywatelskich. Formularz umożliwiający uzyskanie porady we wskazanym wyżej zakresie jest dostępny na stronie internetowej Rzecznika Praw Obywatelskich .
Zgodnie z art. 16 ustawy o ochronie sygnalistów dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy określającym wyłączenia w zakresie stosowania ustawy, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą. W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa powyżej, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania. Dodatkowo uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem, że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.
Zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego. W przypadku jednak gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu, w którym doszło do naruszenia prawa oraz nie zachodzi ryzyko działań odwetowych rekomendowane jest dokonanie w pierwszej kolejności zgłoszenia wewnętrznego, a dopiero w przypadku, gdy w ramach zainicjowanego tym zgłoszeniem postępowania nie podjęto właściwych działań następczych dokonanie zgłoszenia zewnętrznego. Postępowanie wyjaśniające i działania mające na celu przeciwdziałanie naruszeniu prawa są zazwyczaj o wiele bardziej sprawne i skuteczne, gdy są prowadzone w podmiocie, w którym doszło do naruszenia prawa.
Zgłoszenia zewnętrzne są przyjmowane przez organy publiczne i Rzecznika Praw Obywatelskich.
Przesłanie zgłoszenia zewnętrznego do Rzecznika Praw Obywatelskich jest rekomendowane w szczególności w przypadku wątpliwości co do organu właściwego do rozpatrzenia zgłoszenia w danej sprawie. Po przyjęciu zgłoszenia Rzecznik Praw Obywatelskich ustali właściwy organ i przekaże mu zgłoszenie.
Zespół do spraw Sygnalistów Biura Rzecznika Praw Obywatelskich
ul. Puławska 99a
02-595 Warszawa
Infolinia przeznaczona do dokonywania ustnych zgłoszeń zewnętrznych: (22) 20-98-499
Formularz zgłoszeń zewnętrznych.
Formularz wniosku o udzielenie porady.
]]>