• pocztowy urzędu:
  Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego w Warszawie
  ul. Jagiellońska 26, 09-719 Warszawa
• poczty elektronicznej:
  urzad_marszalkowski@mazovia.pl lub iod@mazovia.pl lub bezpośrednio na adres e-mail do danego departamentu/kancelarii urzędu
• e-Doręczeń. 

Przygotowując treść żądania oraz wybierając formę komunikacji, należy pamiętać, że kluczową kwestią dla Administratora danych jest potwierdzenie tożsamości osoby piszącej. Tożsamości potwierdza się poprzez:

• okazanie dokumentu ze zdjęciem,
• podanie danych osobowych w celu porównania ich z posiadanymi przez Administratora Danych Osobowych,
• własnoręczny podpis pod żądaniem lub kwalifikowany bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany kwalifikowanym certyfikatem,
• inne środki dające dostateczną gwarancję potwierdzenia tożsamości wnioskodawcy (w tym np. jeżeli jedyną formą korespondencji jest poczta elektroniczna, to za wiarygodne uznajemy żądanie, które wpłynęło z dotychczas używanego adresu e-mail).

Jeżeli z jakichś względów nie będziemy mieli pewności co do tożsamości wnioskodawcy lub nie będziemy w stanie zidentyfikować wnioskodawcy w naszych zasobach, zwrócimy się z prośbą o uzupełnienie żądania o niezbędne informacje. Może to wydłużyć procedowanie sprawy. Występując z żądaniem, warto upewnić się, że zawiera ono wszystkie niezbędne informacje.

Niezależnie od powyższego należy pamiętać, że nie wszystkie uprawnienia przysługują osobom, których dane dotyczą w każdych okolicznościach. Zarówno RODO, jaki i przepisy krajowe przewidują pewne wyłączenia, które uwzględniamy w klauzulach informacyjnych. Generalne zasady realizacji praw opisujemy poniżej.

We wszelkich sprawach dotyczących ochrony danych osobowych, w tym realizacji przysługujących praw można kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych – panem Robertem Radko, wykorzystując w tym celu kanały komunikacji przewidziane do składania żądań.

Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO)

Każda osoba, której dane dotyczą posiada prawo do uzyskania informacji, czy w Urzędzie przetwarzane są jej dane osobowe. Czasem jednak dane osobowe nie pojawiają się wprost w prowadzonej korespondencji, a zidentyfikowanie obszaru w którym faktycznie dochodzi do przetwarzania jest trudne. Dlatego też prosimy o doprecyzowanie w żądaniu, w jakim kontekście dane osobowe mogą być przetwarzane w Urzędzie (w związku z jakim zadaniem/ sprawą/ postępowaniem).

W przypadku gdy Urząd przetwarza dane osobowe, osobie której one dotyczą przysługuje prawo dostępu do tych danych oraz możliwość uzyskania następujących informacji:

1. celu przetwarzania danych;
2. kategorii danych, których dotyczy przetwarzanie;
3. odbiorców, którym dane zostały ujawnione lub mogą zostać ujawnione;
4. okresu przez jaki dane osobowe są przechowywanie lub kryteria na podstawie, których ustalony został ww. okres przechowywania danych;
5. przysługujących praw;
6. źródeł danych jeśli nie zostały one pozyskane bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą.

Każda osoba, której dane dotyczą posiada możliwość otrzymania bezpłatnie kopii swoich danych osobowych, co jednak nie jest równoznaczne z prawem do otrzymania kopii dokumentów, w których dane się znajdują. Ponadto prawo do uzyskania kopii swoich danych nie może wpływać w niekorzystny sposób na prawa i wolności innych osób, których dane dotyczą. Na przykład, gdy na skanach dokumentów z danymi osobowymi wnioskodawcy znajdują się dane osobowe innych osób, wtedy ich dane zostaną zanonimizowane.

Prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO)

Każda osoba, której dane dotyczą posiada prawo żądania niezwłocznego sprostowania swoich danych osobowych, jeżeli są nieprawidłowe, a w przypadku gdy są one niekompletne – żądania ich uzupełnienia. Uprawnienie to nie będzie jednak przysługiwało bezwzględnie we wszystkich okolicznościach, m.in. nie będzie miało zastosowania w przypadku, gdy tryb sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych określają odrębne przepisy.

Samo sprostowanie nie zawsze będzie miało też wpływ na przebieg danej sprawy, np. skorzystanie przez osobę, której dane dotyczą z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych, nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu.

Prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO)

Każda osobie, której dane dotyczą ma prawo żądać usunięcia jej danych osobowych. Prawo to jednak jest realizowane tylko w przypadku, gdy zachodzi jedna z następujących przesłanek:

1. dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane;
2. doszło do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych i brak jest innej podstawy prawnej do ich przetwarzania;
3. złożono sprzeciw wobec przetwarzania danych i brak jest nadrzędnych prawnie uzasadnionych podstaw przetwarzania lub gdy złożono sprzeciw wobec przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego;
4. dane osobowe przetwarzane są niezgodnie z prawem;
5. dane muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego przewidzianego w prawie Unii lub prawie państwa członkowskiego, któremu podlega administrator;
6. dane osobowe były zbierane w związku z oferowaniem usług społeczeństwa informatycznego w stosunku do dziecka.

Z prawa do usunięcia danych nie można jednak skorzystać w zakresie, w jakim przetwarzanie danych jest niezbędne:

1. do korzystania z prawa do wolności wypowiedzi i informacji;
2. do wywiązania się z obowiązku prawnego wymagającego przetwarzania na mocy praw Unii lub prawa państwa członkowskiego, któremu podlega administrator danych lub do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym oraz w ramach sprawowania władzy publicznej, która została powierzona administratorowi danych;
3. w momencie gdy przetwarzanie danych jest niezbędne z uwagi na względy interesu publicznego w dziedzinie zdrowia publicznego;
4. gdy przetwarzanie jest niezbędne do celów archiwalnych, w interesie publicznym, do celów badań naukowych, celów historycznych lub statystycznych;
5. w momencie go przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO)

Każda osoba, której dane dotyczą ma prawo żądać ograniczenia przetwarzania jej danych osobowych w przypadku kiedy:

1. kwestionuje prawidłowość danych osobowych;
2. przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu tych danych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania;
3. administrator nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
4. wniosła sprzeciw na mocy art. 21 ust 1 RODO (prawo do sprzeciwu – z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją) wobec przetwarzania.

Realizacja tego uprawnienia polega na ograniczeniu przetwarzania danych wyłącznie do ich przechowania. Tym samym wszelkie inne formy przetwarzania mogą odbywać się wyłącznie za zgodą osoby, której dane dotyczą lub:

1. w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
2. w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej;
3. z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii lub państwa członkowskiego.

Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO)

Osoba, której dane dotyczą może zażądać od Urzędu przesłania swoich danych osobowych innemu administratorowi, o ile wykaże, że ten akceptuje taki sposób ich pozyskania i jest to technicznie możliwe. Uprawnienie to może być jednak realizowane jedynie w sytuacji, gdy przetwarzanie odbywa się:

• w sposób zautomatyzowany (tj. w systemie informatycznym) oraz,
• na podstawie zgody lub na podstawie umowy (uprawnienie dotyczy wyłącznie danych dostarczonych administratorowi przez osobę, której dane dotyczą – nie tych będących wynikiem jego opracowań, analiz itp.

Prawo do przenoszenia danych nie ma zastosowania do przetwarzania, które odbywa się w ramach zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi.

Prawo do wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania – z powodu szczególnej sytuacji (art. 21 RODO)

Jeżeli przetwarzanie danych osobowych jest oparte na przesłance wykonania zadania w interesie publicznym, jakim jest np.: dostęp do informacji publicznej, w tym umieszczanie danych w Biuletynie Informacji Publicznej, wtedy osoba, której dane dotyczą ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania dotyczących jej danych osobowych, uzasadniony jej szczególną sytuacją.

Osoba, której dane dotyczą jest informowana o prawie do wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania przy pierwszym kontakcie. Informacja ta jest przedstawiana jasno i odrębnie od wszelkich innych informacji.

W sytuacji gdy osoba, której dane dotyczą wyraziła swój sprzeciw wobec przetwarzania Urząd podejmuje niezwłoczne działania prowadzące do ograniczenia przetwarzania jej danych oraz weryfikacji, czy istnieją ważniejsze niż interes osoby składającej sprzeciw, uzasadnione podstawy do przetwarzania. Urząd niezwłocznie informuje osobę, której dane dotyczą o realizacji lub odmowie realizacji jej prawa wraz z uzasadnieniem decyzji.

Prawo do cofnięcia w dowolnym momencie zgody na przetwarzanie (art. 7 RODO)

W przypadku gdy dane osobowe przetwarzane są na podstawie dobrowolnej zgody, każdej osobie, której te dane dotyczą przysługuje prawo do cofnięcia zgody na ich przetwarzanie. Jednocześnie należy przy tym pamiętać że wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony danych osobowych (art. 77 RODO)

Każda osoba, której dane są przetwarzane, posiada prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Podstawą wniesienia skargi jest podejrzenie, że przetwarzanie danych osobowych narusza . Szczegóły można znaleźć na stronie internetowej (https://uodo.gov.pl).

Organ nadzorczy, do którego wniesiono skargę, informuje skarżącego o postępach i efektach rozpatrywania skargi, w tym o możliwości skorzystania z sądowego środka ochrony prawnej.

Prawo niepodlegania decyzji, która opiera się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo do tego, by nie podlegać decyzji, która opiera się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, i wywołuje wobec tej osoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływa.

Prawo niepodlegania decyzji, która opiera się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu nie ma jednak zastosowania gdy:

1. decyzja oparta na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu jest niezbędna do zawarcia lub wykonania umowy pomiędzy osoba, której dane dotyczą, a administratorem;
2. jest dozwolona prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego, któremu podlega administrator i które przewiduje właściwe środki ochrony praw, wolności i prawnie uzasadnionych interesów osoby, której dane dotyczą
3. jest oparta na wyraźniej zgodzie osoby, której te dane dotyczą.

Jednocześnie informujemy, że w urzędzie nie są podejmowane żadne decyzje, które opierałyby się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu.