13.01. Wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych

Nazwa usługi

Wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych.

Odbiorca usługi

Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania będący osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej.

Miejsce składania

1.  drogą elektroniczną na adres:
   • elektronicznej skrzynki podawczej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie;
   • skrytki na ePUAP dla podmiotów publicznych: /umwm/skrytka lub;
   • za pośrednictwem formularza ePUAP: Formularz ePuap
2. za pośrednictwem operatora pocztowego na adres Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie lub bezpośrednio na adres Departamentu Organizacji (z dopiskiem na kopercie: dotyczy wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych - Archiwum Zakładowe);
3. osobiście w punktach podawczych Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie przy ul. Jagiellońskiej 26 (parter), Skoczylasa 4 (parter - pokój 18), od poniedziałku do piątku w godzinach: 8.00 – 16.00;

Wymagane dokumenty

1. wniosek o wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych wraz z oświadczeniem o prawdziwości danych zawartych we wniosku;
2. dowód uiszczenia opłaty za wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych.

Opłaty

Za wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych pobierana jest opłata skarbowa w wysokości 616 zł zgodnie z częścią I ust. 36 pkt 10 załącznika do ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej.

Obowiązek wniesienia opłaty skarbowej od dokonania czynności urzędowej powstaje z chwilą złożenia wniosku o dokonanie czynności urzędowej.

Zapłaty opłaty skarbowej dokonuje się w kasie właściwego organu podatkowego lub na jego rachunek.

Numer konta

21 1030 1508 0000 0005 5000 0070

Urząd Miasta Stołecznego Warszawy

Centrum Obsługi Podatnika

tytułem: opłata za dokonanie wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych

Uwagi

Obowiązek uzyskania wpisu do rejestru przechowawców dotyczy jedynie przedsiębiorców prowadzących działalność w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej po zlikwidowanych zakładach pracy. Przedsiębiorcy przechowujący akta osobowo – płacowe obecnie zatrudnionych pracowników i pracowników których zatrudnienie ustało lub prowadzący działalność w zakresie usług administracji kadrowo – płacowej dla firm zewnętrznych (np. biura księgowe), nie są zobowiązani do uzyskania wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych.

W celu usprawnienia komunikacji między przedsiębiorcą a Urzędem Marszałkowskim Województwa Mazowieckiego w Warszawie („Urząd”) należy podać we wniosku nr faksu lub e-mail.

Na podstawie art. 51a ust.1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach działalność gospodarcza w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania jest działalnością regulowaną w rozumieniu przepisów ustawy– Prawo przedsiębiorców i wymaga uzyskania wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych, zwanego dalej „rejestrem”.

Marszałek Województwa Mazowieckiego jest organem prowadzącym rejestr przechowawców akt osobowych i płacowych, którzy wykonują działalność objętą wpisem na terenie województwa mazowieckiego.

Warunkami wykonywania działalności w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania są:

1. posiadanie przez przedsiębiorcę bazy organizacyjno-technicznej zapewniającej warunki przechowywania dokumentacji określone w art. 51n ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz właściwe warunki jej udostępniania;
2. posiadanie przez przedsiębiorcę regulaminu usług, które będą świadczone w ramach działalności objętej wpisem;
3. zatrudnianie przez przedsiębiorcę do wykonywania czynności związanych z obsługą dokumentacji osoby posiadającej specjalistyczne wykształcenie i praktykę zawodową.

W skład zarządu przedsiębiorcy nie mogą wchodzić osoby, które były karane za przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów lub mieniu.

Marszałek województwa w drodze decyzji, odmawia wpisu przedsiębiorcy do rejestru:

1. jeżeli wydano prawomocne orzeczenie zakazujące przedsiębiorcy wykonywania działalności gospodarczej objętej wpisem;
2. jeżeli przedsiębiorcę wykreślono z rejestru tej działalności regulowanej w wyniku wydania przez organ prowadzący rejestr decyzji o zakazie wykonywania przez przedsiębiorcę działalności objętej wpisem w okresie 3 lat poprzedzających złożenie wniosku;
3. w przypadkach określonych w odrębnych przepisach.

Przedsiębiorcy wpisanemu do rejestru jest wydawane z urzędu zaświadczenie o wpisie zawierające następujące dane:

1. firmę przedsiębiorcy oraz jego siedzibę i adres;
2. zakres działalności gospodarczej objętej wpisem;
3. miejsce wykonywania działalności gospodarczej objętej wpisem;
4. datę rozpoczęcia działalności gospodarczej.

Przedsiębiorca przekazuje do centrali Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych wykaz pracodawców, których dokumentację przejął w danym miesiącu kalendarzowym oraz okres, z jakiego ta dokumentacja pochodzi, w terminie do końca następnego miesiąca kalendarzowego.

KLAUZULA INFORMACYJNA:

Uprzejmie informujemy że administratorem danych osobowych jest Marszałek Województwa Mazowieckiego, dane kontaktowe: Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego w Warszawie, ul. Jagiellońska 26, 03-719 Warszawa, tel. (22) 5979-100, email: urzad_marszalkowski@mazovia.pl, ePUAP: /umwm/esp. Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym można skontaktować się pod adresem e-mail: iod@mazovia.pl lub korespondencyjnie na adres Urzędu.

Pani/Pana dane osobowe:

1. będą przetwarzane w związku z wypełnieniem obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, o którym mowa w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2019 r. poz. 553 z późn. zm.) w celu związanym z prowadzeniem przez Marszałka Województwa Mazowieckiego rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych;
2. mogą być opublikowane na stronie internetowej województwa oraz udostępnione podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa oraz podmiotom świadczącym obsługę administracyjno-organizacyjną Urzędu;
3. będą przechowywane nie dłużej, niż to wynika z przepisów o archiwizacji - dostępnych m.in. na stronie www.mazovia.pl, w zakładce „Polityka prywatności”;

W granicach i na zasadach opisanych w przepisach prawa, przysługuje Pani/Panu prawo żądania:

1. dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania;
2. wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (szczegóły na stronie internetowej https://uodo.gov.pl).

Podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym i przedsiębiorca jest zobowiązany do ich podania. Niepodanie danych osobowych będzie skutkowało niezrealizowaniem żądania.

Termin załatwienia sprawy przez urząd

Marszałek województwa jest obowiązany dokonać wpisu przedsiębiorcy do rejestru w terminie 7 dni od dnia wpływu wniosku o wpis wraz z oświadczeniem. Jeżeli marszałek województwa nie dokona wpisu w ww. terminie, a od dnia wpływu wniosku upłynęło 14 dni, przedsiębiorca może rozpocząć działalność. Nie dotyczy to przypadku, gdy marszałek województwa wezwał przedsiębiorcę do uzupełnienia wniosku o wpis nie później niż przed upływem 7 dni od dnia jego otrzymania. W takiej sytuacji termin, o którym mowa w zdaniu pierwszym, biegnie odpowiednio od dnia wpływu uzupełnienia wniosku o wpis - zgodnie z art. 51ca ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w związku z art. 43 ust. 2 ustawy– Prawo przedsiębiorców.

Sposób odwołania

Odmowa wpisu przedsiębiorcy do rejestru następuje w formie decyzji administracyjnej, na którą stronie służy odwołanie za pośrednictwem Marszałka Województwa Mazowieckiego do Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Warszawie, ul. Kielecka 44, 02-530 Warszawa, w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji.

Podstawa prawna

1. ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2019 r. poz. 553, z późn.zm);
2. ustawa z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2019 r. poz. 1292 z późn. zm.);
3. ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 2096, z późn. zm.);
4. ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2019 r. poz. 1000, z późn. zm.);
5. rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej (Dz. U. z 2007 r. Nr 187 poz. 1330);
6. rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz. U. z 2005 r. Nr 32 poz. 284);
7. rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 1 kwietnia 2005 r. w sprawie określenia rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz dokumentów potwierdzających posiadanie praktyki zawodowej, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobową i płacową pracodawców (Dz. U. z 2005 r. Nr 68 poz. 596);
8. rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 10 lutego 2005 r. w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania (Dz. U. z 2005 r. Nr 28 poz. 240).

Sprawę prowadzi

Departament Organizacji
03-719 Warszawa, ul. Jagiellońska 26
Archiwum Zakładowe;
02-479 Warszawa, ul. B. Chrobrego 29
tel. (22) 534 90 77; (22) 534 90 70
fax.(22) 534 90 76
e-mail: rejestr.przechowawcow@mazovia.pl 

Linki

Formularz ePuap

Rejestr przechowawców

Dostępność cyfrowa

Informujemy, że w przypadku problemów z dostępnością dokumentów cyfrowych zamieszczonych w e-usłudze, urząd na życzenie odbiorcy udostępni odpowiednie dokumenty cyfrowe w innej formie.